Questions fréquemment posées

easyReco est le logiciel web de référence pour les entreprises qui cherchent à optimiser la gestion de leur courrier et colis. Le logiciel est accessible en ligne et propose de nombreuses fonctionnalités pour préparer et suivre vos courriers entrants et sortants. Ce logiciel offre une solution complète pour la préparation et le suivi de tous les envois de courriers et colis au sein de votre organisation, garantissant une traçabilité précise de l’expédition à la livraison.

L’outil dispose d’une version simple pour les professionnels souhaitant simplement envoyer et suivre des recommandés, et d’une version plus fonctionnelle pour les entreprises cherchant des solutions spécifiques pour la gestion de leurs courriers (gestion de courriers entrants/sortants, distributions en interne, envoi automatisé de réclamations à La Poste, pilotage, portail self-service…).

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C’est simple :

1. d’abord, vous importez, sélectionnez ou saisissez les adresses de vos destinataires.
2. Puis vous préparez vos envois, en choisissant le support, ses options, votre adresse expéditeur…
3. easyReco vous génère ensuite un fichier PDF aux normes postales à imprimer sur vos supports depuis votre imprimante de bureau.
4. Une fois vos supports imprimés, vous les collez sur vos enveloppes, vous éditez automatiquement votre bordereau de dépôt, et remettez l’ensemble à La Poste (affranchissement et ramassage selon votre organisation).
5. Vous disposez ensuite d’un suivi postal de vos envois, vous permettant de savoir si vos plis sont bien distribués avant même de recevoir les accusés-réception.

L’ accès à easyReco est inclus dans le prix de vos supports. Vous n’avez donc pas d’abonnement ou de licence supplémentaire à payer.

Veillez simplement à utiliser des supports portant la mention “easyReco” sur leur boîte.

Vous n’avez rien à installer pour utiliser easyReco : tout se passe en ligne. Utilisez simplement votre navigateur internet pour accéder à l’adresse www.easyreco.com

Vous avez besoin :

• d’un accès à internet,
• d’un navigateur moderne (Internet Explorer 10 ou plus récent, Firefox, Safari, Chrome...),
• d’un lecteur de fichier PDF (Acrobat Reader...),
• d’une imprimante pour pouvoir imprimer vos supports,
• de supports recommandés A4 (dans le cas d'envoi en recommandé), commandés auprès d'un fournisseur agréé easyReco.

Oui, vos données ne sont accessibles qu’avec votre identifiant et votre mot de passe personnel. Les échanges avec nos serveurs sont protégés via le protocole HTTPS, qui est le protocole utilisé par les banques pour sécuriser les connexions. Enfin, vos données sont hébergées en France, et easyReco fait l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL, sous le n°1522411.

Accédez simplement à easyReco en tapant www.easyreco.com dans votre navigateur internet, puis cliquez sur “Créer mon compte”.

Remplissez les informations demandées, puis validez : vous recevrez un mail contenant votre identifiant (qui sera votre adresse email) et votre mot de passe.

Oui, vous pouvez créer le nombre de comptes que vous désirez, il n’y a pas de limitations.

L’ email est automatiquement envoyé dans les secondes qui suivent votre inscription. Vérifiez le dossier Spam ou Indésirable de votre boite email. Si vous ne recevez pas l’email, contactez le support.

Utilisez le lien “Mot de passe oublié” accessible depuis la page d’accueil et suivez la procédure. Vous allez recevoir un email de confirmation : cliquez sur le lien pour confirmer la demande de nouveau mot de passe. Vous recevrez alors un second email, contenant votre nouveau mot de passe. Si vous ne recevez pas ces emails, contactez le support.

Oui, easyReco est spécialement conçu pour vous permettre d’importer des adresses à partir de fichiers en provenance d’Excel ou d’autres formats (CSV…).

Allez dans “Mon compte” puis allez dans l’onglet “Adresses Expéditeurs” pour ajouter, modifier ou supprimer vos adresses d’expéditeurs. Ces adresses seront accessibles lors de la préparation de vos envois.

Le prochain numéro de suivi est le numéro unique de La Poste qui est imprimé sur votre support (par exemple, 2C 067 012 6296 2…).

Lorsque vous utilisez easyReco avec des supports “avec code-barres”, vous devez saisir le premier numéro de la pile de recommandés que vous mettez dans votre imprimante. Ces numéros se suivent, et ainsi, easyReco sait qu’il a imprimé la première adresse sur le premier numéro, la seconde sur celui d’après…

Allez dans “Mon compte”, puis dans l'onglet “Paramètres d’impression”, et cochez "Les documents sont imprimés en commençant par le dernier numéro du paquet".

Si ces recommandés ont été achetés auprès d’un revendeur affilié à easyReco, et que votre boîte porte la mention “easyReco”, vous pouvez vous en servir. Il faut pour cela veiller à ce que vous ayez accès au support “Recommandé avec AR sans code à barres” dans la liste des supports disponibles lors de la préparation d’un envoi.

Les supports “avec code-barres” possèdent déjà un numéro de suivi de La Poste. Lorsque vous imprimez, vous devez déclarer à easyReco à partir de quel numéro vous commencez votre impression. Les supports “sans code-barres” n’ont pas de numéro pré-imprimé par La Poste, et c’est easyReco qui se charge d’imprimer des numéros de suivi et codes à barres uniques en même temps que vos adresses, le tout de manière transparente pour vous.

Les supports “sans code-barres” sont ainsi plus simples à utiliser puisque vous n’avez plus besoin de saisir et contrôler les numéros.

Vérifiez plusieurs choses :

• votre fichier PDF s’est il ouvert ? Si ce n’est pas le cas, vérifiez le filtre anti-popup de votre navigateur internet.
• Votre impression n’est pas bien calée ? Vérifiez qu’aucune mise à l’échelle ne soit appliquée par votre imprimante et vérifiez vos marges dans “Mon compte”, onglet “Paramètres d’impression”.
• Veillez également à ce que votre navigateur ouvre les PDF dans Acrobat Reader et pas dans un lecteur de PDF intégré au navigateur.

Le bordereau de dépôt est le document qui prouve que vous avez remis vos courriers à La Poste. Ce document doit être émis tous les jours où vous envoyez des plis. La Poste doit vous le tamponner (timbre à date) et vous le rendre.

Gardez précieusement ce document, il vous sera demandé en cas de réclamation.

Vérifiez pourquoi ils sont en incident en cliquant sur Détails, et en consultant l’historique détaillé. Certains incidents sont liés à l’absence de statut de prise en charge ou de distribution de La Poste, d’autres à une absence du retour d’AR… Selon les cas, vous pouvez contacter les services clients de La Poste au 3634 pour émettre une réclamation, ou utiliser le module dédié de réclamations automatiques d’easyReco.